Avec Orby’Connect, Orby’Archive et Orby’Doc, Orba Informatique complète sa carte de services de modules complémentaires et autonomes à sa solutions ERP. Une logique qui entend permettre aux opérateurs de disposer de nouveaux services dédiés à la collecte des données des transactions électroniques, à l’archivage ou plus encore la génération de factures automatisées.

La période de la Covid-19 a été particulièrement productive pour Orba Informatique. La société parisienne a développé une série de modules autonomes venant complémenter son offre ERP et visant à donner des fonctionnalités complémentaires aux solutions déjà présentes dans son catalogue. 

Un complément à WinGDA
L’idée d’Orba Informatique est de donner toujours plus de moyens aux professionnels de travailler de manière systématisée autour des logiques de gestion. Plusieurs modules additionnels viennent donc compléter les solutions déjà présentes dans les ERP en clientèle sous WinGDA 2. Une logique déjà présente sous W3 en mode Cloud mais qui n’était pas accessible avec les solutions hébergées chez ses clients en serveurs propriétaires. De fait avec l’édition des trois nouveaux modules ces derniers peuvent choisir l’un ou l’autre ou la totalité en fonction de leur besoins exprimés. 

La gestion de la facturation 

Le premier concerne la possibilité de réaliser une facturation automatisée via la génération de mails automatiques et de PDF natifs. La facturation est en effet un mode de commercialisation croissant chez bon nombres d’opérateurs de gestion. Encore peu développée il y a une dizaine d’année elle s’est répandu au gré des demandes des donneurs d’ordre d’offrir le café et les boissons chaudes à leurs collaborateurs. De fait il importe pour le professionnel de facturer in fine le volume de consommations mensuelles offertes. Une logique qui est de plus en plus complexe dans la mesure ou dans le cas de contrats multi sites ou de contrats nationaux l’organisme payeur n’est pas systématiquement le site ou les sites consommateurs. Il faut de fait pouvoir collecter les informations, les regrouper et les envoyer au bon endroit de manière formalisée et claire, adossées à une facturation en découlant. Un reporting comptable et financier doit donc être généré et transmis à qui de droit. C’est le principe du module Orby’Doc qui automatise ces pratiques et permet de gagner du temps. « La facturation comme le reporting deviennent de plus en plus complexes et découlent d’un process clair et automatisé dès lors » explique Christopher Fourquier. Avec Orbi’Doc le gestionnaire peut simplifier la   transmission des éléments et la facturation à son client payeur. Une logique qui risque de devenir de plus en plus intéressante pour les professionnels car avec les politiques de bien-être au travail un nombre croissant d’entreprise mettent en place une politique de gratuité des boissons vis-à-vis de leurs collaborateurs et demandent de fait des justificatifs précis et tangibles aux prestataires de vending opérant dans leurs locaux ou au travers des différents sites concernés. Une logique post Covid qui semble s’ancrer de manière durable.

Un concentrateur des paiements sans contact

La Covid-19 a eu un autre impact et non des moindres à savoir le développement des solutions de paiement dématérialisé et principalement du paiement bancaire sans contact. Ce dernier représente aujourd’hui la moitié des transactions. L’explication passe par le relèvement du plafond de paiement de 30 à 50 euros d’une part mais surtout la méfiance du fait des risques de transmission du virus pour les paiements physiques comme les espèces, les chèques ou le paiement bancaire avec saisie du code. De fait, le paiement bancaire sans contact progresse de manière forte désormais en vending en parallèle des solutions cashless déjà présentes. Toute la problématique pour les opérateurs reste de pouvoir agréger l’ensemble des données. C’est pourquoi Orba Informatique a développé un connecteur et un concentrateur multi-systèmes cloud pour pouvoir alimenter et renseigner WinGDA, être exporté vers Orbi Doc ou encore être utilisé de manière autonome. Désormais la solution s’interface avec les principaux systèmes et intervenants comme Vendon, Nayax, Coges, LM Control, Symotronic, MEI, Chorus et Mati Pay (intégration en fonction des informations disponibles dans le cloud via les systèmes). 

Préparer la digitalisation   

Le troisième volet sur lequel a travaillé Orba Informatique, concerne le principe de traçabilités et d’archivage des informations. Avec Orbi’Archive prévient d’ores et déjà l’obligation prévue pour 2024 pour les sociétés de disposer d’un coffre-fort numérique permettant de stocker et archiver l’ensemble de leur éléments comptables et financiers. Une solution qui permet dès lors de disposer à tout moment des archives digitales avec suivi des accès, versions et horodatée de toutes les modifications effectuées. Un module qui vient rejoindre la suite Orby courant du mois d’octobre. 

Avec la suite Orby’, Orba apporte donc des modules complémentaires aux professionnels déjà équipés de la solution WinGDA mais pas uniquement. En effet, les modules peuvent également être utilisés de manière autonome. Nous avons déployé des solutions ouvertes pouvant se suffire à elles même et permettre de rentrer dans une première logique de remontée des informations explique Christopher Fourquier. En effet avec le déploiement des paiements bancaires et bien souvent l’hétérogénéité des solutions utilisées, les professionnels éprouvent désormais le besoin de collecter et de concentrer les informations. C’est notamment le cas pour les remontées des transactions sur les solutions de paiement comme les lecteurs bancaires. Une logique de service à la carte selon les besoins des professionnels qu’entend promouvoir Orba. Au-delà de WinGDA les modules Orby peuvent convenir à des professionnels ayant un nombre de tournées réduites ou des besoins précis. 

Derrière cette approche on voit bien que les besoins des sociétés de gestion vont évoluer. A la question d’une connectivité croissante des machines et des parcs de gestion, la vision d’Orba est assez claire. « Je crois que les professionnels de la gestion ont touché du doigt pendant la crise Covid la limite des parcs off-line » explique Christopher Fourquier. Effectivement, les opérateurs bénéficiant de parcs tout ou partie connectés via des télémètres, ont pu anticiper et s’adapter à l’activité de manière plus rapide. La connectivité des automates et la montée en compétence des acteurs du vending doit permettre selon ce dernier « à adapter leur activité en termes de ressources et ETP de manière plus flexible. Une approche qui optimise à la fois la logistique propre à une exploitation de parc vending mais également les besoins techniques tout en accédant aux traitements des flux financiers. 

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